Eine Pressereise ist eine wunderbare Chance für Unternehmen, wie auch für Redakteurinnen und Redakteure. Sie gibt Unternehmen die Gelegenheit, sich über einen langen Zeitraum ohne Konkurrenz im besten Licht darzustellen und Medienvertretern, sich einen gründlichen Eindruck von neuen Produkten oder Prozessen zu machen, mit Entwicklern und Experten zu sprechen und Fragen zu erörtern.

Es sieht nach einer Win-Win-Situation aus, dahinter steht allerdings eine minutiöse Planung, mit der eine gelungene Pressereise für alle Beteiligten steht und fällt.

In diesem Beitrag haben wir eine Liste für Sie vorbereitet, die alle Aspekte enthält, die Sie für eine erfolgreiche Reise im Kopf haben sollten.

Zielsetzung
Es klingt logisch und fast nicht erwähnenswert, dennoch sollten Sie sich vor allem anderen im Klaren sein, welches Ziel Sie mit der Reise verfolgen wollen, da es direkte Auswirkungen auf die Durchführung, Dauer und Planung haben wird.

Mögliche Zielsetzungen sind: Die Vorführung und Präsentation einer neuen Produktlinie, die Vorstellung einer neuen Kampagne, die Umstrukturierung interner Belange (bspw. durch einen neuen CEO), etc..

Zielgruppe
Definieren Sie die Zielgruppe und legen Sie fest, welche Medienvertreter eingeladen werden sollen.

An dieser Stelle können Sie dem Kunden wertvolle Beratungen liefern. Durch Ihre Expertise können Sie einschätzen, ob zum Beispiel auch Blogger oder Podcaster interessant für die Verbreitung der Botschaft sind oder ob Sie sich auf die Vertreter aus Fachredaktionen beschränken möchten.

Achten Sie außerdem darauf, dass mit der Einladung von Hörfunk- und TV-Journalisten eventuell spezielle Vorkehrungen und Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Reiseplanung
Entwickeln und teilen Sie einen Reiseplan, der allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern rechtzeitig vorliegt.
Es empfiehlt sich, bei der Planung darauf zu achten, dass sich theoretische Veranstaltungen, wie Pressekonferenzen, mit praktischen Erfahrungen, wie etwa Werksführungen abwechseln.
Tipp: Achten Sie am ersten Tag darauf, dass eventuell mit unterschiedlichen Ankunftszeiten zu rechnen ist.

Dauer
Die perfekte Dauer einer Pressereise kann nicht pauschal festgesetzt werden da sie sich an einigen Faktoren misst.
Berücksichtigen Sie die Anzahl der geplanten Aktivitäten, etwaige Reisezeiten, sollte es Ortswechsel geben, und Ihre zuvor geplante Zielsetzung.

Bringen Sie außerdem die Bedürfnisse der Medienvertreter in Erfahrung, es könnten zum Beispiel Kollisionen mit Abgabefristen für Ausgaben entstehen oder spezielles Equipment oder Aufbauzeiten für Hörfunk- oder TV-Journalisten von Nöten sein.

Tipp: Sie können bei aller Planung nicht alles vorhersehen – Planen Sie, wo es geht, einige Puffer ein. Sollten Sie nicht gebraucht werden, können sie für Arbeitszeit oder Fragestunden verwendet werden.

Mehrwerte schaffen
Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmenden detailliert aufgearbeitete Pressematerialien erhalten, die sowohl die Reiseplanung enthalten, als auch die zusammengefassten Inhalte der Reise.

Sorgen Sie für exklusive Erfahrungen, Interviewmöglichkeiten, etc., die wahrgenommen werden können. Dies gibt den Medienvertretern die Möglichkeit, Inhalte zu generieren, die auch für das Unternehmen einen Mehrwert schaffen.

Follow Up
Lassen Sie keine Teilnehmenden der Reise mit den Erfahrungen mit Nachhinein allein, halten Sie den Kontakt zu Allen aufrecht.
Tipp: Am Einfachsten kann man sich direkt nach der Reise mit einer simplen Dankesnachricht ins Gedächtnis rufen, Sie können außerdem weitere Ressourcen, wie etwa digitales Bildmaterial zur Verfügung stellen.

Fazit
Die Organisation einer Pressereise erfordert ein detailliertes Vorgehen und wird Ihnen im Vorfeld mehr Arbeit abverlangen als während der eigentlichen Reise.

Versuchen Sie, im Vorfeld so viel wie möglich, über die Absichten und Bedürfnisse der Mitreisenden in Erfahrung zu bringen. So können Sie sicherstellen, dass die Reisetage für Jeden ein voller Erfolg werden!

Wir wünschen schon jetzt eine gute Reise!

Falls Sie auch an den Details der Frage nach der Kostenübernahme für die Reisekosten der Medienvertreter interessiert sind, schauen Sie sich auch gerne diesen Beitrag zum Thema an.

Autorin: Annika Dörnte