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WhatsApp in der Bewerber- und Mitarbeiter-Kommunikation: Smarte Lösung für Unternehmen

Eine zukunftsweisende Kommunikation ist heute ein entscheidender Faktor für Unternehmen, um Talente zu gewinnen und zu binden. Gerade im Bereich des Recruitings und der internen Mitarbeiterkommunikation stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu optimieren und den wachsenden digitalen Erwartungen der Bewerber und Mitarbeiter gerecht zu werden. WhatsApp, eines der meistgenutzten Kommunikationsmittel weltweit, bietet eine interessante Lösung, verrät mir unsere Kollegin Vanessa Wagner, Director Digitales Marketing und Employer Branding bei unserer Schwesteragentur PLÜCOM DIGITAL. Deshalb habe ich sie mal ausgefragt, warum Unternehmen auf WhatsApp setzen sollten und wie sich diese Technologie umsetzen lässt. Viel Spaß beim Lesen!

Sandra Drossel-Bück
Chefredakteurin TONNO DIGITALE

Vanessa, warum sollten Unternehmen WhatsApp in der Bewerber- und Mitarbeiterkommunikation nutzen?
Da gibt es viele Gründe. Zuerst einmal macht WhatsApp eine direkte und persönliche Kommunikation mit Bewerbern und Mitarbeitern möglich – und zwar auf ihrem heißgeliebten Smartphone.

Durch die Nutzung von WhatsApp als „digitales schwarzes Brett“ können alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Abteilung, gleichberechtigt informiert werden. Für die Unternehmensführung bzw. Personalabteilung ist das Versenden von Messages über den Browser äußerst benutzerfreundlich. Für die Mitarbeiter erhöht sich die Teilhabe durch Updates und einfache Feedback- und Abstimmungsmöglichkeiten, was die Kommunikationshierarchien im Unternehmen deutlich reduziert.

Warum brauche ich dafür einen Dienstleister und nicht einfach eine WhatsApp-Gruppe?
Über einen Dienstleister wird das Ganze DGSVO-konform als One-Way-Channel organisiert. Im Gegensatz zu privaten WhatsApp-Gruppen, in denen jeder Teilnehmer Nachrichten an Alle senden kann, bleibt die Kommunikation hier strukturiert und übersichtlich und vor allem im 1:1 Format – also zwischen dem einzelnen Mitarbeiter und dem Unternehmen. WhatsApp Gruppen sind dafür keine gute Option, zumal die Teilnehmerzahl hier begrenzt ist und das System nicht rechtskonform. Deswegen ist eine WhatsApp-Kommunikation über ein Business-Profil sinnvoll und notwendig.

Vanessa Wagner, Director Digitales Marketing und Employer Branding bei PLÜCOM DIGITAL
Vanessa Wagner, Director Digitales Marketing und Employer Branding bei PLÜCOM DIGITAL

Datenschutz ist ja ein riesen Thema. Ist man da mit WhatsApp auf der sicheren Seite, insbesondere beim Thema DSGVO?
Das höre ich auch ganz oft von unseren Kunden und weiß, wie wichtig es ist, da rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Deswegen läuft das Ganze über eine Schnittstelle, die Business API, die eine datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten garantiert. Die Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert, und die Anmeldung zum Service sowie die Kommunikation erfolgen nur nach ausdrücklicher Zustimmung (Opt-In) der Nutzer. So bleiben die Daten des Unternehmens und die der Bewerber und Mitarbeiter sicher.

Wie kann WhatsApp in bestehende Recruiting- und HR-Systeme integriert werden?
Die Integration in Recruiting- und HR-Systeme ist problemlos möglich. Alle relevanten Daten können importiert und exportiert werden. Personaler können sich gegenseitig Kandidaten zuweisen, kategorisieren und in automatisierte Kontaktlisten einordnen. Das ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung der Bewerber und strukturierte Prozesse.

Welche spezifischen Funktionen bietet WhatsApp für den Recruiting-Prozess?

Man kann so einiges darüber abbilden, unter anderem:

  • Zusendung von Unterlagen: Man ermöglicht den Bewerbern, bequem Fotos von Zertifikaten oder ihre Lebensläufe in den 1:1-Chat mit dem Personaler zu schicken und hier Rückfragen zu stellen.
  • Terminvereinbarung und -erinnerung: Personaler können via Chat ganz einfach und kurzfristig Terminabsprachen für Bewerbungsgespräche über WhatsApp arrangieren. Zusätzlich können sie dann tagesaktuell eine Erinnerung an das Gespräch oder den Probearbeitstag versenden und damit die Zahl von No-Shows reduzieren.
  • Newsletter: Der Kanal kann auch zum Versand regelmäßiger Newsletter genutzt werden. Damit halten sie Bewerber auf dem Laufenden und halten ihr Interesse aufrecht, hält sie sich sozusagen warm. Bewerber zu generieren kostet Geld und der Großteil der Bewerber wird nicht eingestellt. Oft könnten sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt für eine andere Stelle in Frage kommen. Deswegen ist es sinnvoll, im Gedächtnis der Bewerber zu bleiben und sie weiterhin über Karrieremöglichkeiten im Unternehmen zu informieren.
  • Chatbots: Es ist auch möglich, den Bewerbungsprozess via Chat-Bot auf WhatsApp abzubilden. Durch ein automatisiertes Frage-Schema kann der Bewerber hier seine Informationen hinterlassen. Bei diesem Prozess ist allerdings wenig Spielraum, als Unternehmen Employer Branding zu betreiben und seine Botschaften zu vermitteln. Es ist eine eher „nüchterne“ Abfrage der Informationen des Bewerbers. Möchte man dies nutzen, sollte unbedingt im Vorfeld das Employer Branding, also die Vermittlung der Unternehmenskultur, Benefits etc. stattfinden.

Wie sieht es da bei der Mitarbeiter-Kommunikation aus?
Hier ist vor allem die Newsletter-Funktion spannend. Damit kann man zum Beispiel Umfragen abbilden aber auch Unternehmens-News verbreiten. Unternehmen bringen damit ganz aktiv ihre Employer Branding Botschaften schön kurz, knackig und digital an ihre Mitarbeiter und holen sie da ab, wo sie ohnehin schon unterwegs sind: auf ihrem Handy im Messenger. 85 Prozent aller Bundesbürger haben WhatsApp auf ihrem Smartphone installiert.

Besonders praktisch finde ich daran, dass diese Art der Kommunikation für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Wir haben schon häufig von unseren Kunden gehört, dass es bei ihnen gezwungenermaßen eine Informationshierarchie gibt. Die Mitarbeiter in der Produktion nutzen keine PCs und oft gibt es Außendienst-Mitarbeiter, die vom Informationsfluss teils abgekoppelt sind. Ein Handy hat jeder und WhatsApp sowieso. Deswegen wird es bei Mitarbeitern auch echt gut angenommen und sie freuen sich, dass sie so einfach an Entscheidungen im Unternehmen teilhaben können und auf dem Laufenden gehalten werden.

Können automatisierte Antworten oder Chatbots implementiert werden, oder passiert die Kommunikation ausschließlich händisch?
Ohjeh, ausschließlich händisch wäre ja ein massiver Mehraufwand. Den wollen wir Personalern nicht noch zusätzlich auflasten. Meist haben die HR-Abteilungen sowieso schon einen extremen Workload. Deswegen arbeiten wir mit automatisierten Antworten und Chatbots, um die Effizienz zu steigern. Die Bewerbungsbestätigungen werden sofort nach Bewerbungseingang automatisiert verschickt.

Diese Nachrichten sind dann personalisiert und werden nur nach ausdrücklichem Wunsch des Bewerbers versendet. Er muss dafür einfach ein Häkchen im Bewerbungsprozess setzen und dadurch seine Einwilligung geben. Ein Widersprechen beziehungsweise Abmelden vom Kommunikationskanal ist natürlich auch jederzeit problemlos möglich und passiert dann auch automatisch. Da muss keiner händisch rein in die Kontaktliste und auf „löschen“ klicken.

Wie hoch ist der Aufwand beim Einrichten?
Wir als Dienstleister übernehmen die gesamte Einrichtung für die Unternehmen. Das umfasst die Beauftragung des Partnerunternehmens für die Schnittstelle und Benutzeroberfläche, die Einrichtung des Unternehmensprofils sowie die Automatisierungen. Ein Facebook Business Manager ist erforderlich, den wir bei Bedarf ebenfalls einrichten. Die Unterstützung vom Kunden ist lediglich bei der Verifizierung des Profils und in Abstimmungen für die Gestaltung notwendig. Auch um die Absprachen mit dem Support kümmern wir uns bei Bedarf.

Welche Erfahrungen haben andere mittelständische Unternehmen mit dieser Lösung gemacht?
Wir haben einen tollen Case bei einem mittelständischen produzierenden Unternehmen aus NRW. Mit ihnen zusammen haben wir sowohl die interne als auch die externe Kommunikation auf WhatsApp abgebildet. Innerhalb von einem Monat haben wir eine Bewerber-Community von knapp 30 Menschen aufgebaut und an diese den ersten Newsletter versendet. Der hatte eine Öffnungsrate von 89 Prozent. Beworben haben sich daraufhin gleich 4 Personen, also knapp 15 Prozent. Eine richtig tolle Quote! Abgemeldet hat sich lediglich eine Person.

Den zweiten Newsletter haben wir dann genutzt, um eine kommende Azubi-Messe zu bewerben und die Community aufgefordert, sich in ihrem Umkreis umzuhören und die Nachricht mit Interessenten auf WhatsApp zu teilen. Wir planen noch viele weitere Newsletter und die Community wächst stetig weiter, da wir parallel Recruiting-Kampagnen laufen haben, über die sich Bewerber auch im Newsletter eintragen können.

Danke dir! Kann man sich da auch mal Beispiele ansehen, wie so ein Newsletter aussieht?
Ja klar! Wir haben da ganze Charts mit Beispielen von Newslettern, Anwendungsmöglichkeiten und wie der Prozess ausschaut. Wen das interessiert, kann sich gern hier per Klick direkt bei mir per Mail melden. Ich teile unsere Erfahrungen gern.

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Sandra Drossel-Bück
Chefredakteurin TONNO DIGITALE

Vanessa, warum sollten Unternehmen WhatsApp in der Bewerber- und Mitarbeiterkommunikation nutzen?
Da gibt es viele Gründe. Zuerst einmal macht WhatsApp eine direkte und persönliche Kommunikation mit Bewerbern und Mitarbeitern möglich – und zwar auf ihrem heißgeliebten Smartphone.

Durch die Nutzung von WhatsApp als „digitales schwarzes Brett“ können alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Abteilung, gleichberechtigt informiert werden. Für die Unternehmensführung bzw. Personalabteilung ist das Versenden von Messages über den Browser äußerst benutzerfreundlich. Für die Mitarbeiter erhöht sich die Teilhabe durch Updates und einfache Feedback- und Abstimmungsmöglichkeiten, was die Kommunikationshierarchien im Unternehmen deutlich reduziert.

Warum brauche ich dafür einen Dienstleister und nicht einfach eine WhatsApp-Gruppe?
Über einen Dienstleister wird das Ganze DGSVO-konform als One-Way-Channel organisiert. Im Gegensatz zu privaten WhatsApp-Gruppen, in denen jeder Teilnehmer Nachrichten an Alle senden kann, bleibt die Kommunikation hier strukturiert und übersichtlich und vor allem im 1:1 Format – also zwischen dem einzelnen Mitarbeiter und dem Unternehmen. WhatsApp Gruppen sind dafür keine gute Option, zumal die Teilnehmerzahl hier begrenzt ist und das System nicht rechtskonform. Deswegen ist eine WhatsApp-Kommunikation über ein Business-Profil sinnvoll und notwendig.

Vanessa Wagner, Director Digitales Marketing und Employer Branding bei PLÜCOM DIGITAL
Vanessa Wagner, Director Digitales Marketing und Employer Branding bei PLÜCOM DIGITAL

Datenschutz ist ja ein riesen Thema. Ist man da mit WhatsApp auf der sicheren Seite, insbesondere beim Thema DSGVO?
Das höre ich auch ganz oft von unseren Kunden und weiß, wie wichtig es ist, da rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Deswegen läuft das Ganze über eine Schnittstelle, die Business API, die eine datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten garantiert. Die Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert, und die Anmeldung zum Service sowie die Kommunikation erfolgen nur nach ausdrücklicher Zustimmung (Opt-In) der Nutzer. So bleiben die Daten des Unternehmens und die der Bewerber und Mitarbeiter sicher.

Wie kann WhatsApp in bestehende Recruiting- und HR-Systeme integriert werden?
Die Integration in Recruiting- und HR-Systeme ist problemlos möglich. Alle relevanten Daten können importiert und exportiert werden. Personaler können sich gegenseitig Kandidaten zuweisen, kategorisieren und in automatisierte Kontaktlisten einordnen. Das ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung der Bewerber und strukturierte Prozesse.

Welche spezifischen Funktionen bietet WhatsApp für den Recruiting-Prozess?

Man kann so einiges darüber abbilden, unter anderem:

  • Zusendung von Unterlagen: Man ermöglicht den Bewerbern, bequem Fotos von Zertifikaten oder ihre Lebensläufe in den 1:1-Chat mit dem Personaler zu schicken und hier Rückfragen zu stellen.
  • Terminvereinbarung und -erinnerung: Personaler können via Chat ganz einfach und kurzfristig Terminabsprachen für Bewerbungsgespräche über WhatsApp arrangieren. Zusätzlich können sie dann tagesaktuell eine Erinnerung an das Gespräch oder den Probearbeitstag versenden und damit die Zahl von No-Shows reduzieren.
  • Newsletter: Der Kanal kann auch zum Versand regelmäßiger Newsletter genutzt werden. Damit halten sie Bewerber auf dem Laufenden und halten ihr Interesse aufrecht, hält sie sich sozusagen warm. Bewerber zu generieren kostet Geld und der Großteil der Bewerber wird nicht eingestellt. Oft könnten sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt für eine andere Stelle in Frage kommen. Deswegen ist es sinnvoll, im Gedächtnis der Bewerber zu bleiben und sie weiterhin über Karrieremöglichkeiten im Unternehmen zu informieren.
  • Chatbots: Es ist auch möglich, den Bewerbungsprozess via Chat-Bot auf WhatsApp abzubilden. Durch ein automatisiertes Frage-Schema kann der Bewerber hier seine Informationen hinterlassen. Bei diesem Prozess ist allerdings wenig Spielraum, als Unternehmen Employer Branding zu betreiben und seine Botschaften zu vermitteln. Es ist eine eher „nüchterne“ Abfrage der Informationen des Bewerbers. Möchte man dies nutzen, sollte unbedingt im Vorfeld das Employer Branding, also die Vermittlung der Unternehmenskultur, Benefits etc. stattfinden.

Wie sieht es da bei der Mitarbeiter-Kommunikation aus?
Hier ist vor allem die Newsletter-Funktion spannend. Damit kann man zum Beispiel Umfragen abbilden aber auch Unternehmens-News verbreiten. Unternehmen bringen damit ganz aktiv ihre Employer Branding Botschaften schön kurz, knackig und digital an ihre Mitarbeiter und holen sie da ab, wo sie ohnehin schon unterwegs sind: auf ihrem Handy im Messenger. 85 Prozent aller Bundesbürger haben WhatsApp auf ihrem Smartphone installiert.

Besonders praktisch finde ich daran, dass diese Art der Kommunikation für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Wir haben schon häufig von unseren Kunden gehört, dass es bei ihnen gezwungenermaßen eine Informationshierarchie gibt. Die Mitarbeiter in der Produktion nutzen keine PCs und oft gibt es Außendienst-Mitarbeiter, die vom Informationsfluss teils abgekoppelt sind. Ein Handy hat jeder und WhatsApp sowieso. Deswegen wird es bei Mitarbeitern auch echt gut angenommen und sie freuen sich, dass sie so einfach an Entscheidungen im Unternehmen teilhaben können und auf dem Laufenden gehalten werden.

Können automatisierte Antworten oder Chatbots implementiert werden, oder passiert die Kommunikation ausschließlich händisch?
Ohjeh, ausschließlich händisch wäre ja ein massiver Mehraufwand. Den wollen wir Personalern nicht noch zusätzlich auflasten. Meist haben die HR-Abteilungen sowieso schon einen extremen Workload. Deswegen arbeiten wir mit automatisierten Antworten und Chatbots, um die Effizienz zu steigern. Die Bewerbungsbestätigungen werden sofort nach Bewerbungseingang automatisiert verschickt.

Diese Nachrichten sind dann personalisiert und werden nur nach ausdrücklichem Wunsch des Bewerbers versendet. Er muss dafür einfach ein Häkchen im Bewerbungsprozess setzen und dadurch seine Einwilligung geben. Ein Widersprechen beziehungsweise Abmelden vom Kommunikationskanal ist natürlich auch jederzeit problemlos möglich und passiert dann auch automatisch. Da muss keiner händisch rein in die Kontaktliste und auf „löschen“ klicken.

Wie hoch ist der Aufwand beim Einrichten?
Wir als Dienstleister übernehmen die gesamte Einrichtung für die Unternehmen. Das umfasst die Beauftragung des Partnerunternehmens für die Schnittstelle und Benutzeroberfläche, die Einrichtung des Unternehmensprofils sowie die Automatisierungen. Ein Facebook Business Manager ist erforderlich, den wir bei Bedarf ebenfalls einrichten. Die Unterstützung vom Kunden ist lediglich bei der Verifizierung des Profils und in Abstimmungen für die Gestaltung notwendig. Auch um die Absprachen mit dem Support kümmern wir uns bei Bedarf.

Welche Erfahrungen haben andere mittelständische Unternehmen mit dieser Lösung gemacht?
Wir haben einen tollen Case bei einem mittelständischen produzierenden Unternehmen aus NRW. Mit ihnen zusammen haben wir sowohl die interne als auch die externe Kommunikation auf WhatsApp abgebildet. Innerhalb von einem Monat haben wir eine Bewerber-Community von knapp 30 Menschen aufgebaut und an diese den ersten Newsletter versendet. Der hatte eine Öffnungsrate von 89 Prozent. Beworben haben sich daraufhin gleich 4 Personen, also knapp 15 Prozent. Eine richtig tolle Quote! Abgemeldet hat sich lediglich eine Person.

Den zweiten Newsletter haben wir dann genutzt, um eine kommende Azubi-Messe zu bewerben und die Community aufgefordert, sich in ihrem Umkreis umzuhören und die Nachricht mit Interessenten auf WhatsApp zu teilen. Wir planen noch viele weitere Newsletter und die Community wächst stetig weiter, da wir parallel Recruiting-Kampagnen laufen haben, über die sich Bewerber auch im Newsletter eintragen können.

Danke dir! Kann man sich da auch mal Beispiele ansehen, wie so ein Newsletter aussieht?
Ja klar! Wir haben da ganze Charts mit Beispielen von Newslettern, Anwendungsmöglichkeiten und wie der Prozess ausschaut. Wen das interessiert, kann sich gern hier per Klick direkt bei mir per Mail melden. Ich teile unsere Erfahrungen gern.

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