Wie im privaten Umfeld, können wir uns mittlerweile auch im PR-Kontext, zwischen den verschiedensten Kommunikationsmitteln entscheiden. Auch wenn die Kontaktaufnahme zu Journalistinnen und Journalisten nach wie vor zum Großteil via E-Mail und Telefon erfolgt, so haben wir doch die Möglichkeit, über den Tellerrand hinauszuschauen und herauszufinden, wie wir Twitter, WhatsApp und die Messangerdienste sinnvoll in unsere Kommunikation einbinden können.

In der folgenden Aufstellung stellen wir die Do’s und Dont’s im Umgang mit den verschiedenen Kanälen für die Kontaktaufnahme zu Journalistinnen und Journalisten vor – in einer Mischung aus eigenen Überlegungen und Statements, die wir im Austausch mit unseren Kolleginnen und Kollegen in den Redaktionen gesammelt haben.
Sie sollen als Anstoß und Ideen fungieren, wie Sie Ihren Auftritt perfektionieren und Ihre Themen ideal transportieren.

Twitter

• Do!: Als Social-Media-Kanal ist diese Plattform bestens geeignet, um interessanten Input zu teilen, Ideen einer breiten Masse zu präsentieren und komplexe Inhalte kurz und prägnant zu pitchen.
  à In der Praxis heißt das: Teilen Sie Links zu den Newswebsites Ihrer Kunden und bemühen Sie sich um packende Headlines. Teilen Sie Ihre eigenen Newsletter oder die Ihrer Kunden.
  Das erleichtert eine spätere Kontaktaufnahme, da bereits eine Referenz vorhanden ist.
• Don’t!: Zum Pitchen bestehender Inhalte, wie Pressemitteilungen oder Autorenbeiträgen, hat sich die E-Mail als Kommunikationskanal etabliert. Verzichten Sie auf Direktnachrichten.

„Eine lange Direktnachricht eines Agenturaccounts würde ich vermutlich nicht vollständig durchlesen – ohne Anhang ist ein Pitch eher zusätzliche Arbeit als Benefit für uns.“
Kommentar einer Fachredaktion

WhatsApp

• Do!: WhatsApp ist ein idealer Kanal für den Austausch auf kurzem Weg. Bringen Sie, wenn sich die Gelegenheit ergibt, in Erfahrung, ob es sich um Privat- oder Arbeitsgerät handelt.
  à In der Praxis heißt das: Verfügen Sie über die Handynummer eines Medienpartners zur Verabredung auf einer Messe oder einem Event? Treffen Sie kurze Absprachen oder teilen Sie Ihren Standort, um beiden Parteien unnötiges Suchen zu ersparen. Halten Sie sich bei anderen Gelegenheiten auch hier an die Einhaltung der Arbeitszeiten.
  Tipp: WhatsApp sollte die zweite Wahl sein, wenn der telefonische Kontakt nicht zustande kam.
• Don’t!: Nehmen Sie keinen Kontakt über WhatsApp auf, wenn es vorher nicht abgesprochen ist, vor allem, wenn Sie nicht sicher sind, ob es sich um einen Kanal handelt, den die Journalistin / der Journalist auch privat gebraucht.

„WhatsApp ist ein nützliches Instrument zum Teilen von Standorten. Auch für den Versand von spontanen Fotos von Messeständen, Gruppenbilder etc., finde ich es fantastisch. Für Absprachen halte ich aber die telefonische Verabredung für günstiger und schneller!“
Kommentar der Technik-Redaktion einer Tageszeitung

Messenger-Dienste

• Do!: Kontaktieren Sie Medienpartner und senden Sie Nachrichten über weitere Messenger-Dienste, wie Facebook-Messenger, Instagram, Telegram oder Signal nach Aufforderung oder wenn bereits ein persönlicher Kontakt besteht. Es können außerdem Beiträge geteilt werden, die nur auf diesen Plattformen zur Verfügung stehen.
• Don’t!: Beginnen Sie die Konversation nicht ohne Grund auf einem dieser Kanäle. Da sie bisher eher im privaten als im beruflichen Kontext etabliert sind, gingen Sie ein unnötiges Risiko ein, wenn sie erraten wollten, wie es Ihre Ansprechpartner in den Redaktionen handhaben.

„Messenger-Dienste oder Social-Media-Kanäle sind in meiner Kommunikation mit PR-Agenturen die absolute Seltenheit. Findet einer von ihnen einen Beitrag, über den wir erst kürzlich sprachen, und schickt ihn anschließend via Instagram, fände ich es wahrscheinlich sehr passend und aufmerksam. Eine plötzliche Kontaktaufnahme über die Medien ohne Aufhänger oder vorheriges Gespräch, fände ich vermutlich eher merkwürdig!“
Kommentar einer Fachredaktion

Es fiele leicht, die B2B-Kommunikation auf das zu beschränken, was sie noch vor einigen Jahren war – ein Austausch, der strikt über E-Mail und Telefon stattfindet und das ausschließlich von einem (stationären) Arbeitscomputer aus.

Die Kommentare der Journalisten und Journalistinnen zeigen, dass wir uns bei all unseren Anliegen fragen sollten: Wie kann unser Gegenüber die Inhalte am besten konsumieren? Wie würden wir dieselben Inhalte konsumieren wollen und wie sind wir überhaupt auf sie aufmerksam geworden? Durch die Vernetzung über soziale Medien, müssen wir ein Telefonat nicht mehr mit „haben sie … gelesen?“ beginnen, sondern können proaktiv einsteigen mit „was sagen Sie zum Beitrag, den ich mit Ihnen geteilt habe?“.

Mit einfachen Anpassungen an unseren Arbeitsalltag können wir uns so interessanter machen und tagesaktuelle Nachrichten in der Sekunde teilen und verwerten, in der wir sie sehen. E-Mail und Telefon werden ohne Zweifel weiterhin elementare Instrumente unserer Kommunikation bleiben. Wir können ihnen aber leicht einen Boost verpassen, indem wir uns auf zusätzliche Alternativlösungen einlassen und ganz einfach in unseren Alltag integrieren.

Autorin: Annika Dörnte